За прошедшие два года бизнес столкнулся с целым рядом невиданных ранее проблем. Помимо пандемии, глобального локдауна и тотального падения продаж, актуальной проблемой стал переход отдельных сотрудников и целых офисов на «удаленку». Для сотрудников и руководителей компаний, привыкших к дружному к коллективу и офисному пространству, вдохновляющему на трудовые подвиги, трансформации в рабочих процессах стали полной неожиданностью.
Работа из дома – это целый комплекс отвлекающих от работы факторов, некоторым специалистам, перешедших на удаленную работу, он так и не стал полноценной заменой привычному офису.
Почему так происходит? Главные причины – отсутствие мотивации и плохая организация рабочего места. Что же делать работникам, вынужденным временно работать в непривычных условиях? Ниже мы попробуем ответить на этот вопрос с помощью парочки простых, но полезных советов по организации эффективного удаленного офиса:
Создайте комфортную обстановку на своем рабочем месте.
Производительность растет только в здоровой среде, в той, где Вы имеете возможность сосредоточиться, не отвлекаясь на посторонние вещи. Помня об этом простом правиле, Вашим первым шагом к успешной организации удаленной работы является создание удобного рабочего места.
В идеале оно должно быть в самом тихом месте Вашего дома; где-нибудь, где можно отвлечься от повседневной рутины и повысить продуктивность – в отдельной комнате, в цокольном этаже или в мансарде.
Сведите к минимуму все отвлекающие факторы (простите, любимые кошаки!).
Полное или частичное отвлечение от неугомонных детей, шумных домашних питомцев и прочего фонового шума могут снизить Ваш уровень работоспособности.
Как бы мы ни любили проводить время со своими близкими и ласкать любимых кошек, перерывы в работе могут вызывать стресс и контрпродуктивно повлиять на выполнения Ваших рабочих задач. Это особенно актуально, когда Вы планируете участие в конференц-связи или видео беседе с коллегами или потенциальными клиентами.
Это означает, что Вам необходимо установить некоторые базовые правила поведения для Ваших домочадцев. Члены семьи должны уважать Вашу конфиденциальность и рабочее пространство, Вам нужно договориться о том, чтобы они не заходили в Ваш домашний офис в рабочие часы, разве что по какой-либо форс-мажорной причине. В качестве компромисса Вы можете выделить определенное время (час или полчаса), чтобы провести его с семьей и насладиться заслуженным отдыхом.
Используйте инструменты управления задачами и рабочим временем.
Уверенность в том, что в Вашем арсенале и арсенале Ваших коллег имеются эффективные инструменты управления рабочим процессом и задачами, является одним из факторов успешной удаленной работы.
Веб-сервисы и мобильные приложения, такие как Asana, отлично помогают командам, работающим по «удаленке» организовывать, отслеживать и управлять своей работой. Однако на рынке также есть много альтернатив, при этом некоторые из них абсолютно бесплатны. Workzone, Trello и Jira - это лишь некоторые из вариантов, которые предлагают удаленным работникам полезные функции, которые могут быть полезны Вашей команде.
Не забывайте о защите ценной и личной информации.
Шифрование персональных данных – это достаточно эффективное решение для обеспечения безопасности Вашего удалённого офиса и передаваемой коллегам информации, в некоторых случаях представляющей коммерческую тайну.
За последние 2 года в киберпространстве произошел настоящий бум хакерских атак, связанных с хищением данных с устройств, работающих вне корпоративной среды и с перехватом конфиденциальных данных во время совместной удаленной работы сотрудников крупных компаний.
Для минимизации рисков, Вам нужно убедиться, что все данные, которыми Вы обмениваетесь с коллегами, зашифрованы во время их передачи по сети. Для этого Вы можете использовать VPN для Android, iOS, Windows и прочих операционных систем.
Во все VPN-сервисы встроены алгоритмы шифрования, надёжно скрывающие любые ценные данные от посторонних глаз. которые обеспечивают встроенное шифрование.
Умейте вовремя останавливаться.
При постоянной работе за пределами офиса можно легко потерять счет времени и позволить работе «съесть» Ваше личное время. Фактически, многие люди считают, что это самая большая проблема, когда дело доходит до удаленной работы; особенно в самом начале, когда человек еще не привык к новым условиям.
В конце концов, с технологиями, позволяющими нам оставаться на связи круглосуточно и 7 дней в неделю, мы с помощью уведомлений по электронной почте или в чате, должны делать сознательные усилия, чтобы сойти с рабочих рельс.
Один из способов поддерживать границу рабочего времени – это установить четкое время, когда заканчивается рабочий день в Вашем удаленном офисе Само собой Вам нужно сообщить об этом Вашим коллегам.